Automatische Antworten in WhatsApp Business richtest du an drei Stellen ein: Die Begrüßungsnachricht geht beim ersten Kontakt raus, die Abwesenheitsnachricht außerhalb deiner Zeiten, und Schnellantworten schickst du selbst mit einem Kurzbefehl. Alle drei sind feste Texte. Damit sie in einem Versicherungsbüro funktionieren, müssen sie vor allem zwei Dinge leisten: dem Kunden sagen, wie es weitergeht, und nichts zusagen, was dein Büro noch gar nicht geprüft hat.
Unten findest du 15 Texte zum Kopieren, sortiert nach dem Ort in der App. Zu jedem steht, wo du ihn einstellst und was sich ändert, wenn Tara, die KI-Mitarbeiterin im KI-Betriebssystem TaraOS, im Chat antwortet. Wie das im WhatsApp-Posteingang von TaraOS aussieht, zeigt die Seite WhatsApp mit Tara.
Das Wichtigste in Kürze
Die WhatsApp Business App hat zwei automatische Texte: die Begrüßungsnachricht (erster Kontakt oder nach 14 Tagen ohne Nachrichten) und die Abwesenheitsnachricht (immer, nach eigenem Zeitplan oder außerhalb der Geschäftszeiten). Beide findest du im Tab „Tools“.
Schnellantworten sind gespeicherte Texte, die du selbst sendest. Du rufst sie im Chat mit "/" auf, bis zu 50 Stück.
Kein automatischer Text sollte den Eingang einer Kündigung oder Schadenmeldung beim Versicherer bestätigen oder eine Frist zusagen. Das kann ein fester Text nicht wissen.
Für Notfälle außerhalb deiner Zeiten gehört ein Weg in den Text, der ohne dich funktioniert, etwa die Schadenhotline des Versicherers.
Mit Tara in TaraOS antwortet eine KI auf das konkrete Anliegen: Sie erfasst Schäden strukturiert, schickt Formularlinks (Formulare sind im Paket Solo ein Zusatzmodul), bucht Termine in deinem verbundenen Kalender und legt jedes Anliegen als Vorgang mit Zusammenfassung an.
Wo automatische Antworten in WhatsApp Business sitzen
Alle drei Funktionen erreichst du in der WhatsApp Business App über den Tab „Tools“. Die Pfade unten stammen aus der WhatsApp-Hilfe, Stand 5. November 2026. Für Begrüßung und Abwesenheit haben wir die Hilfe für Android und iPhone geprüft, für Schnellantworten die Android-Hilfe.
Funktion | Wann sie rausgeht | Wo du sie einstellst | Automatisch? |
|---|---|---|---|
Begrüßungsnachricht | Beim ersten Kontakt oder nach 14 Tagen ohne Nachrichten | „Tools“ > „Begrüßungsnachricht“ > „Begrüßungsnachricht senden“ | Ja |
Abwesenheitsnachricht | Immer, nach eigenem Zeitplan oder außerhalb der Geschäftszeiten | „Tools“ > „Abwesenheitsnachricht“ > „Abwesenheitsnachricht senden“ | Ja |
Schnellantworten | Wenn du sie im Chat auswählst | „Tools“ > „Schnellantworten“ | Nein, du sendest sie |
Abwesenheitsnachricht: Zeitplan und Empfänger
Die Abwesenheitsnachricht ist der automatische Text, den die WhatsApp Business App sendet, wenn dein Büro nicht erreichbar ist. Umgangssprachlich heißt sie Abwesenheitsnotiz. Du wählst einen von drei Zeitplänen: „Immer senden“, „Eigener Zeitplan“ oder „Außerhalb der Geschäftszeiten“. Die dritte Option erscheint nur, wenn du in deinem Unternehmensprofil Geschäftszeiten eingetragen hast. Pflege diese zuerst, dann musst du die Abwesenheitsnotiz nicht jeden Abend von Hand einschalten.
Bei den Empfängern hast du vier Optionen: „Alle“, „Meine Kontakte ausschließen“, „Alle außer …“ und „Nur senden an …“. Für ein Büro reicht meistens „Alle“. Die Nachricht geht nur raus, wenn dein Gerät mit dem Internet verbunden ist.
Begrüßungsnachricht: die 14-Tage-Regel
Die Begrüßungsnachricht ist der automatische Text für neue Kontakte. Sie geht an Kunden, die dir zum ersten Mal schreiben oder seit 14 Tagen nicht geschrieben haben. Wer dir gestern geschrieben hat, bekommt sie heute nicht noch einmal. Deshalb gehören in die Begrüßung keine Informationen, die nur heute gelten. Wenn du in der App den KI-Agenten von Meta verknüpfst, schaltet WhatsApp die Begrüßungsnachricht automatisch ab.
Schnellantworten: Kurzbefehl mit "/"
Eine Schnellantwort ist ein gespeicherter Text mit einem Kurzbefehl, den du selbst abschickst. Im Chat tippst du "/" und wählst sie aus, oder du gehst über das Anhang-Menü auf „Schnellantworten“. Bilder und Videos kannst du anhängen. In WhatsApp Web und Desktop funktionieren Medien in Schnellantworten nicht. Aus deinem Unternehmensprofil erzeugt die App außerdem Standardantworten, etwa zu Geschäftszeiten und Adresse. Gelöschte Schnellantworten lassen sich nicht wiederherstellen. Halte deine Texte deshalb auch außerhalb von WhatsApp fest, etwa in einem Dokument im Büro.
Was in keinen automatischen Text gehört
Ein fester Text weiß nicht, was der Kunde geschrieben hat. Er kann also nichts bestätigen. Drei Formulierungen solltest du vermeiden:
Eingangsbestätigungen für Fristsachen: "Ihre Kündigung ist eingegangen" oder "Ihr Schaden ist gemeldet" klingt gut, stimmt aber erst, wenn jemand die Nachricht gelesen und weitergegeben hat. Schreib stattdessen, dass ihr die Nachricht bearbeitet und euch meldet.
Feste Rückrufzeiten, die du nicht halten kannst: "Wir melden uns innerhalb einer Stunde" ist nach einem Feiertag schnell falsch. Nenne lieber den nächsten Arbeitstag.
Aufforderungen zu sensiblen Daten: Bitte nicht per Chat um Gesundheitsangaben oder vollständige Bankdaten. Verweise für solche Angaben auf ein Formular oder ein Telefonat.
Vorlagen für die Begrüßungsnachricht
Die Texte sind in der Sie-Form geschrieben. Duzt dein Büro seine Kunden, passe die Anrede an. Ersetze die Angaben in eckigen Klammern.
1. Begrüßung mit Erreichbarkeit
"Guten Tag, hier ist [Büroname]. Wir sind montags bis freitags von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] für Sie da und antworten in dieser Zeit so schnell wie möglich. Schreiben Sie uns gern gleich, worum es geht, dann können wir uns gezielt melden."
Ort in der App: „Tools“ > „Begrüßungsnachricht“
Mit Tara: Die Begrüßung kommt im Ton, den du festlegst. Danach fragt Tara direkt nach dem Anliegen, nimmt es auf und gibt es mit Zusammenfassung an dein Team, oder bucht einen Termin. Auf Wunsch fragt sie zuerst, ob der Kunde auf ein Teammitglied warten oder das Anliegen gleich mit ihr klären möchte.
2. Begrüßung mit Themenauswahl
"Hallo und willkommen bei [Büroname]. Damit wir Ihnen schnell helfen können, schreiben Sie uns kurz, worum es geht: Schaden, Vertrag ändern, Kündigung, Termin oder eine Frage zu Ihrem Beitrag. Wir melden uns während unserer Bürozeiten bei Ihnen."
Ort in der App: „Tools“ > „Begrüßungsnachricht“
Mit Tara: Eine Auswahl braucht der Kunde nicht. Tara erkennt das Anliegen aus seiner eigenen Formulierung, auch aus einer Sprachnachricht, die sie transkribiert.
Abwesenheitsnotiz in WhatsApp Business: Vorlagen für Feierabend, Urlaub und Notfall
3. Feierabend
"Unser Büro ist gerade geschlossen. Ab [Wochentag, Uhrzeit] sind wir wieder für Sie da und melden uns dann bei Ihnen. Ihre Nachricht geht nicht verloren."
Ort in der App: „Tools“ > „Abwesenheitsnachricht“, Zeitplan „Außerhalb der Geschäftszeiten“
Mit Tara: Für die Zeit außerhalb deiner Öffnungszeiten hat Tara eigene Einstellungen. Sie fragt nach dem Anliegen und der Dringlichkeit, dann gibt sie es mit Zusammenfassung an dein Team.
4. Wochenende
"Schönes Wochenende! Am Montag ab [Uhrzeit] sind wir wieder im Büro und beantworten Ihre Nachricht dann der Reihe nach."
Ort in der App: „Tools“ > „Abwesenheitsnachricht“, Zeitplan „Eigener Zeitplan“ (zum Beispiel Freitagabend bis Montagmorgen)
Mit Tara: Ob das Anliegen dringend ist, fragt Tara nach und gibt es mit dieser Einschätzung an dein Team weiter. Am Montag liegt die Zusammenfassung im Vorgang.
5. Urlaub oder Betriebsferien
"Wir sind im Urlaub: Vom [Datum] bis zum [Datum] bleibt unser Büro geschlossen. Ab dem [Datum] sind wir wieder für Sie da. In dringenden Fällen erreichen Sie [Name der Vertretung] unter [Telefon]."
Ort in der App: „Tools“ > „Abwesenheitsnachricht“, Zeitplan „Eigener Zeitplan“
Mit Tara: Die Öffnungszeiten für WhatsApp stellst du in TaraOS pro Wochentag ein, Urlaubsdaten berücksichtigt Tara im WhatsApp-Chat dabei nicht. Schaltest du Tara für die Betriebsferien auch während deiner üblichen Zeiten ein, antwortet sie auf das konkrete Anliegen. Jedes Anliegen landet mit Zusammenfassung als Vorgang, den dein Team nach dem Urlaub bearbeitet.
6. Notfall außerhalb der Bürozeiten
"Sie erreichen uns gerade außerhalb unserer Bürozeiten. Bei einem akuten Schaden, etwa Wasser in der Wohnung oder einem Unfall, wenden Sie sich bitte direkt an die Schadenhotline Ihres Versicherers. Die Nummer steht auf Ihrer Police oder der Website des Versicherers. Schreiben Sie uns hier trotzdem kurz, was passiert ist, dann kümmern wir uns am nächsten Arbeitstag um alles Weitere."
Ort in der App: „Tools“ > „Abwesenheitsnachricht“, Zeitplan „Außerhalb der Geschäftszeiten“
Mit Tara: Antworten gibt Tara nur aus dem, was du ihr hinterlegt hast. Hinterlegst du Informationen zu den Schadenhotlines deiner Versicherer in einem Dokument, kann sie Fragen aus diesem Dokument beantworten und den Schaden aufnehmen.
Schnellantworten für typische Anliegen
Diese Texte sendest du selbst, wenn ein Kunde mit einem bestimmten Anliegen schreibt. Gib jedem Text einen kurzen Kurzbefehl, zum Beispiel /schaden oder /termin.
7. Schaden melden
"Das tut uns leid. Damit wir den Schaden aufnehmen können, schicken Sie uns bitte: Datum und Ort, was passiert ist, Fotos vom Schaden und, falls vorhanden, Ihre Versicherungsscheinnummer. Bei einem Diebstahl oder Unfall mit Polizei bitte auch das Aktenzeichen."
Ort in der App: „Tools“ > „Schnellantworten“, Kurzbefehl /schaden
Mit Tara: Die Schadenmeldung erkennt Tara und fragt die nötigen Angaben nacheinander ab. Fotos beschreibt sie, Sprachnachrichten transkribiert sie, Dateien werden gespeichert. Welche Angaben je Sparte nötig sind, steht in unserer Vorlage für Schadensmeldungen.
8. Unterlagen schicken
"Gern. Schicken Sie uns das Dokument einfach hier im Chat als Foto oder PDF. Achten Sie bitte darauf, dass alle Seiten vollständig und gut lesbar sind. Wir melden uns, sobald wir es geprüft haben."
Ort in der App: „Tools“ > „Schnellantworten“, Kurzbefehl /unterlagen
Mit Tara: Das Dokument nimmt Tara im Chat an, beschreibt Fotos und speichert die Datei. Das Anliegen landet mit Zusammenfassung im Vorgang.
9. Termin vereinbaren
"Wann passt es Ihnen am besten? Nennen Sie uns zwei oder drei mögliche Zeiten, und sagen Sie uns, ob Sie lieber telefonieren, per Video sprechen oder zu uns ins Büro kommen."
Ort in der App: „Tools“ > „Schnellantworten“, Kurzbefehl /termin
Mit Tara: Wenn dein Kalender verbunden ist, prüft Tara die freien Zeiten und bucht den Termin direkt im Chat. Der Kunde bekommt die Einladung. Mehr dazu auf der Seite Termine mit Tara.
10. Kündigung
"Wir haben Ihren Kündigungswunsch gesehen und prüfen ihn. Bitte nennen Sie uns, um welchen Vertrag es geht und zu wann Sie kündigen möchten. Wir melden uns mit dem nächsten Schritt bei Ihnen."
Ort in der App: „Tools“ > „Schnellantworten“, Kurzbefehl /kuendigung
Mit Tara: Um welchen Vertrag es geht, fragt Tara nach und gibt das Anliegen mit Zusammenfassung an dein Team. Zusagen zu Fristen oder Bearbeitungszeiten macht sie nicht im Namen deines Büros.
11. Frage zum Beitrag oder zu einer Abbuchung
"Das sehen wir uns in Ihrem Vertrag an und melden uns mit einer genauen Antwort. Damit es schneller geht: Um welche Versicherung geht es, und wann wurde der Betrag abgebucht?"
Ort in der App: „Tools“ > „Schnellantworten“, Kurzbefehl /beitrag
Mit Tara: Beitragsfragen gibt Tara an einen Kollegen weiter und beendet das Gespräch mit einem kurzen Hinweis an den Kunden. Vertragsdaten, Tarife oder Abbuchungen nennt sie nicht.
12. Adresse oder Bankverbindung ändern
"Für die Änderung nutzen Sie bitte unser kurzes Formular: [Link]. So geben wir die Änderung an Ihre Versicherer weiter. Bankdaten schicken Sie uns bitte nicht im Chat."
Ort in der App: „Tools“ > „Schnellantworten“, Kurzbefehl /aenderung
Mit Tara: Nutzt du Formulare in TaraOS, schickt Tara dem Kunden den passenden Formularlink direkt als Nachricht im Chat. Im Paket Solo sind Formulare ein Zusatzmodul.
13. Angebot oder neue Versicherung
"Ein Angebot erstellen wir Ihnen gern. Damit wir passend vergleichen können, brauchen wir ein paar Angaben. Am besten besprechen wir das kurz am Telefon oder per Video. Welcher Termin passt Ihnen?"
Ort in der App: „Tools“ > „Schnellantworten“, Kurzbefehl /angebot
Mit Tara: Beraten oder Tarife empfehlen gehört nicht zu Taras Aufgaben im Chat. Sie nimmt den Wunsch auf und gibt ihn an dein Team. Möchte der Kunde einen Beratungstermin, bucht sie ihn in deinem verbundenen Kalender.
14. Anliegen aufgenommen
"Alles notiert: Ihr Anliegen liegt jetzt bei [Name], [er/sie] meldet sich am nächsten Arbeitstag bei Ihnen."
Ort in der App: „Tools“ > „Schnellantworten“, Kurzbefehl /notiert
Mit Tara: Am Ende des Gesprächs fasst Tara das Anliegen zusammen, legt es als Vorgang an und informiert dein Team per E-Mail. Die Zusammenfassung findest du im Vorgang (mehr zu Vorgängen in TaraOS).
15. Gesundheitsfragen und Leistungsfall
"Bei Fragen zu Ihrer Gesundheit oder zu einem Leistungsfall, etwa in der Kranken- oder Berufsunfähigkeitsversicherung, schreiben Sie uns bitte keine Gesundheitsangaben in den Chat. Wir rufen Sie an und besprechen, wie Sie uns Unterlagen sicher schicken. Wann erreichen wir Sie am besten?"
Ort in der App: „Tools“ > „Schnellantworten“, Kurzbefehl /gesundheit
Mit Tara: Zu Leistungen sagt Tara nur, was du ihr hinterlegt hast, Vertragsdaten sieht sie nicht. Sie nimmt das Anliegen auf und gibt es mit Zusammenfassung an dein Team. Im Vorgang kann Tara danach die nächste WhatsApp-Nachricht an den Kunden vorschlagen, die du bearbeitest, annimmst oder verwirfst.
Was sich ändert, wenn Tara in WhatsApp antwortet
Die Business App schickt feste Texte. TaraOS bindet deine Nummer über die offizielle WhatsApp Business Plattform an, deine bestehenden Chats bleiben erhalten. Tara liest die Nachrichten und reagiert auf das, was der Kunde geschrieben hat. Wann sie einsteigt, legst du fest.
Anliegen | WhatsApp Business App | Tara in TaraOS |
|---|---|---|
Erste Nachricht | Fester Begrüßungstext, nur beim ersten Kontakt oder nach 14 Tagen Pause | Begrüßung im festgelegten Ton, dann direkt das Anliegen |
Nachricht am Abend | Feste Abwesenheitsnotiz | Eigene Einstellungen außerhalb der Öffnungszeiten, Anliegen wird aufgenommen |
Schaden | Schnellantwort mit Liste, du fragst nach | Fragt Angaben ab, beschreibt Fotos, transkribiert Sprachnachrichten |
Termin | Hin und her über freie Zeiten | Prüft den verbundenen Kalender und bucht im Chat |
Beitragsfrage | Du antwortest selbst | Gibt an einen Kollegen weiter, ohne Vertragsdaten zu nennen |
Kunde schreibt auf Englisch | Text bleibt auf Deutsch | Antwortet in der Sprache des Kunden |
Was du in TaraOS einstellst:
Öffnungszeiten: Innerhalb und außerhalb deiner Zeiten kann Tara unterschiedlich arbeiten, oder nur außerhalb.
Begrüßung und Ton: Den Begrüßungstext, die Antwort für Kunden, die auf ein Teammitglied warten, und den Chatstil legst du fest.
Datenschutzhinweis: In den Einstellungen gibt es einen Datenschutzhinweis, den Tara vor der ersten Antwort jeder neuen Sitzung sendet, etwa zur KI und zum Datenschutz. Den Text formulierst du selbst.
Pause nach Übernahme: Sobald ein Kollege im Chat schreibt, pausiert Tara dort. Wie lange, stellst du ein.
Schnellantworten für dein Team: Für die Antworten, die dein Team selbst schreibt, gibt es im Posteingang Schnellantworten und Signaturen, und jede Antwort lässt sich mit KI überarbeiten.
TaraOS ist das KI-Betriebssystem für dein Büro: Dieselbe Tara nimmt Anrufe am Telefon an, ordnet E-Mails zu und schreibt Antwortentwürfe für deine Freigabe. Dazu führt sie Vorgänge mit Aktionsvorschlägen. Warum das in einem System besser funktioniert als in drei Tools, steht im Artikel Telefon, WhatsApp, E-Mail: eine KI statt drei Tools. WhatsApp mit Tara ist laut Preisseite in allen Paketen enthalten.
Tara in deinem Büro sehen
In einer Demo zeigen wir dir, wie Tara in WhatsApp einen Schaden aufnimmt, einen Termin bucht und daraus einen Vorgang macht, mit deinen Öffnungszeiten und deinem Ton.
Häufige Fragen
Wie richte ich eine Abwesenheitsnotiz in WhatsApp Business ein?
Öffne den Tab „Tools“, tippe auf „Abwesenheitsnachricht“ und aktiviere „Abwesenheitsnachricht senden“. Dann bearbeitest du den Text, wählst den Zeitplan und die Empfänger und speicherst. Für den Zeitplan „Außerhalb der Geschäftszeiten“ müssen Geschäftszeiten in deinem Unternehmensprofil stehen.
Gibt es eine Abwesenheitsnotiz im normalen WhatsApp?
Die WhatsApp-Hilfe beschreibt Abwesenheitsnachrichten, Begrüßungsnachrichten und Schnellantworten nur als Funktionen der WhatsApp Business App. Wer automatisch antworten möchte, nutzt also die Business App.
Warum bekommt nicht jeder Kunde meine Begrüßungsnachricht?
Die Begrüßungsnachricht geht nur beim ersten Kontakt raus oder wenn ein Kunde 14 Tage lang nicht geschrieben hat. Ist der KI-Agent von Meta verknüpft, ist sie automatisch abgeschaltet.
Wie aktiviere ich Schnellantworten in WhatsApp Business?
Im Tab „Tools“ unter „Schnellantworten“ legst du einen Text und einen Kurzbefehl an. Im Chat tippst du dann "/" und wählst die Antwort aus. Du kannst bis zu 50 Schnellantworten speichern.
Läuft die Abwesenheitsnachricht auch, wenn mein Gerät aus ist?
Laut WhatsApp-Hilfe braucht dein Gerät eine aktive Internetverbindung, damit Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten gesendet werden. Ist es aus oder offline, kannst du dich nicht darauf verlassen. Mit TaraOS läuft WhatsApp über die offizielle WhatsApp Business Plattform, und Tara kann rund um die Uhr antworten.
Kann Tara Kündigungen oder Schäden verbindlich bestätigen?
Tara nimmt das Anliegen auf und gibt es mit Zusammenfassung an dein Team weiter. Zusagen zu Fristen oder Bearbeitungszeiten macht sie nicht. Die Entscheidung und die Weitergabe an den Versicherer bleiben bei dir.
Quellen
WhatsApp-Hilfe: Abwesenheitsnachrichten verwenden (abgerufen am 05.11.2026)
WhatsApp-Hilfe: Begrüßungsnachrichten verwenden (abgerufen am 05.11.2026)
WhatsApp-Hilfe: Schnellantworten benutzen (abgerufen am 05.11.2026)
WhatsApp-Hilfe: Meta Business Agent für Chats mit Kund*innen (abgerufen am 05.11.2026)
Stand: 5. November 2026. Menüpfade und Funktionen der WhatsApp Business App können sich mit App-Updates ändern.