Schadensmeldung Vorlage (PDF): Checkliste für Kfz, Hausrat und Haftpflicht

Eine gute Schadensmeldung Vorlage fragt alles ab, was der Versicherer zur Prüfung braucht: Vertrag, Zeitpunkt und Ort, Hergang, Beteiligte, Schadenhöhe und Belege wie Fotos. Je Sparte kommen ein paar Felder dazu, bei Kfz etwa Kennzeichen und Unfallgegner. Unten findest du eine neutrale Vorlage zum Kopieren, die Zusatzfelder für Kfz, Hausrat und Haftpflicht und die Fristen aus dem Versicherungsvertragsgesetz (VVG).

Die Vorlage gibt es auch als PDF zum Download: zwei Seiten, zum Ausdrucken oder zum Weitergeben an deine Kunden.

Für Versicherungsmakler und Agenturen ist die Vorlage nur die halbe Arbeit. Ein Schaden kann erst bearbeitet werden, wenn die Meldung vollständig ist. Deshalb geht es im zweiten Teil um PDF oder Online-Formular und darum, wie du die Meldung mit einem Link per SMS oder WhatsApp noch während des Telefonats bekommst, zum Beispiel mit den Formularen in TaraOS.

Das Wichtigste in Kürze

• Jede Schadenmeldung braucht dieselben Grunddaten: Versicherungsnehmer, Vertragsnummer, Datum, Uhrzeit, Ort, Hergang, Beteiligte, Schadenhöhe, Belege, Bankverbindung und Unterschrift.

• Kfz, Hausrat und Haftpflicht brauchen zusätzlich eigene Felder. Die Tabelle unten zeigt, welche.

• Der Versicherungsnehmer muss den Versicherungsfall unverzüglich anzeigen (§ 30 VVG). In der Haftpflicht gilt eine Frist von einer Woche, gerichtliche Schritte gegen den Versicherungsnehmer sind unverzüglich anzuzeigen (§ 104 VVG).

• Ein Online-Formular ist auf dem Handy schneller ausgefüllt als ein PDF, nimmt Fotos direkt auf und zeigt je nach Antwort nur die passenden Fragen.

• Am schnellsten kommt die Meldung, wenn der Kunde den Link schon im Gespräch per SMS oder im WhatsApp-Chat bekommt.

Was eine Schadensmeldung enthalten muss

Eine Schadensmeldung ist die Anzeige eines Versicherungsfalls an den Versicherer, das VVG nennt sie Anzeige des Versicherungsfalles. Sie ist der Startpunkt der Schadenregulierung.

Der Versicherer kann nach dem Schaden jede Auskunft verlangen, die er zur Feststellung des Versicherungsfalls und seiner Leistungspflicht braucht, und Belege, soweit deren Beschaffung zumutbar ist (§ 31 VVG). Eine Vorlage, die diese Angaben gleich beim ersten Mal abfragt, spart die zweite und dritte Rückfrage.

Diese Angaben gehören in jede Schadenmeldung, egal welche Sparte:

• Versicherungsnehmer: Name, Anschrift, Telefon, E-Mail

• Vertrag: Versicherer, Versicherungsscheinnummer, Sparte

• Ereignis: Datum, Uhrzeit, Ort

• Hergang: Was ist passiert, in eigenen Worten

• Beteiligte: Geschädigte, Unfallgegner, Zeugen mit Kontaktdaten

• Schaden: Was ist beschädigt oder weg, geschätzte Höhe

• Belege: Fotos, Rechnungen, Kostenvoranschläge, Polizeiaktenzeichen

• Sofortmaßnahmen: Was wurde getan, um den Schaden klein zu halten

• Auszahlung: Kontoinhaber und IBAN

• Erklärung: Bestätigung, dass die Angaben vollständig und richtig sind, Datum, Unterschrift

Schadensmeldung Vorlage zum Kopieren

Die folgende Struktur ist neutral und passt für Kfz, Hausrat und Haftpflicht. Du kannst sie in Word oder als PDF nachbauen oder direkt als Online-Formular anlegen. Gibt der Versicherer ein eigenes Schadenformular vor, nutzt du dieses und gleichst es mit der Liste ab.

Teil 1: Versicherungsnehmer und Vertrag

• Vorname, Nachname, ggf. Firma

• Straße, PLZ, Ort

• Telefon und E-Mail für Rückfragen

• Versicherer und Versicherungsscheinnummer

• Sparte: Kfz, Hausrat, Privathaftpflicht, Wohngebäude, Sonstige

• Vorsteuerabzugsberechtigt: ja oder nein

Teil 2: Das Schadenereignis

• Datum und Uhrzeit des Schadens

• Ort (Adresse oder Standort)

• Wann hast du vom Schaden erfahren?

• Schadenart: Sachschaden, Personenschaden, Vermögensschaden

• Hergang: Was ist passiert? (Freitext, gern auch als Stichpunkte)

Teil 3: Beteiligte und Zeugen

• Name, Anschrift und Telefon jeder beteiligten Person

• Bei Unfällen: Kennzeichen und Versicherer der Gegenseite

• Zeugen mit Kontaktdaten

• Polizei vor Ort: ja oder nein, Dienststelle und Aktenzeichen

Teil 4: Schaden und Belege

• Was ist beschädigt oder abhandengekommen? (Liste mit Anschaffungsjahr und Preis)

• Geschätzte Schadenhöhe in Euro

• Fotos vom Schaden und von der Umgebung

• Rechnungen, Kaufbelege, Kostenvoranschläge

• Welche Sofortmaßnahmen hast du getroffen?

• Wo kann der Schaden besichtigt werden?

Teil 5: Auszahlung und Unterschrift

• Kontoinhaber und IBAN

• Bestätigung: Die Angaben sind nach bestem Wissen vollständig und richtig.

• Ort, Datum, Unterschrift

Zusatzfelder für Kfz, Hausrat und Haftpflicht

Die Grundstruktur reicht für die erste Einschätzung. Je Sparte fragen Versicherer nach weiteren Angaben. Diese Felder ergänzt du im passenden Teil:

Im Online-Formular musst du dafür keine drei Formulare pflegen. Ein Auswahlfeld „Sparte“ steuert, welche Zusatzfelder erscheinen. Wer Kfz wählt, sieht Kennzeichen und Unfallgegner, wer Hausrat wählt, die Stehlgutliste.

Fristen und Pflichten nach dem VVG

Was der Kunde nach einem Schaden tun muss, regeln das VVG und die Versicherungsbedingungen seines Vertrags. Die gesetzlichen Grundregeln:

• Anzeige: Der Versicherungsnehmer muss den Versicherungsfall unverzüglich anzeigen, sobald er davon weiß (§ 30 Abs. 1 VVG). Unverzüglich heißt nach § 121 BGB ohne schuldhaftes Zögern.

• Auskunft und Belege: Der Versicherer kann jede erforderliche Auskunft verlangen, Belege soweit zumutbar (§ 31 VVG).

• Schaden mindern: Der Kunde muss nach Möglichkeit für die Abwendung und Minderung des Schadens sorgen und Weisungen des Versicherers befolgen oder einholen (§ 82 VVG).

• Haftpflicht: Tatsachen, aus denen eine Verantwortlichkeit gegenüber Dritten folgen könnte, sind innerhalb einer Woche anzuzeigen, ebenso innerhalb einer Woche, nachdem der Geschädigte seinen Anspruch geltend gemacht hat. Zur Fristwahrung genügt die rechtzeitige Absendung (§ 104 VVG).

• Geschädigter bei Kfz-Unfällen: Wer als Dritter Ansprüche gegen eine Pflichtversicherung wie die Kfz-Haftpflicht stellen will, muss das Schadensereignis dem Versicherer innerhalb von zwei Wochen, nachdem er davon erfahren hat, in Textform anzeigen (§ 119 VVG).

Verletzt der Kunde solche Obliegenheiten vorsätzlich, kann der Versicherer leistungsfrei sein, bei grober Fahrlässigkeit kann er die Leistung entsprechend der Schwere des Verschuldens kürzen (§ 28 Abs. 2 VVG). Das gilt nicht, soweit die Verletzung weder für den Eintritt oder die Feststellung des Versicherungsfalls noch für die Feststellung oder den Umfang der Leistungspflicht ursächlich war, außer bei Arglist (§ 28 Abs. 3 VVG). Für Auskunftspflichten nach dem Schaden setzt die Leistungsfreiheit einen gesonderten Hinweis in Textform voraus (§ 28 Abs. 4 VVG).

Für dein Büro heißt das: Je schneller und vollständiger die Meldung beim Versicherer liegt, desto weniger Diskussion gibt es später. Bei einer Agentur gilt der Versicherungsvertreter als bevollmächtigt, Anzeigen während der Vertragslaufzeit entgegenzunehmen (§ 69 Abs. 1 Nr. 2 VVG). Für Versicherungsmakler enthält das VVG keine entsprechende Regel. Leite Schadenmeldungen dort am besten noch am selben Tag weiter.

PDF-Vorlage oder Online-Formular?

Ein Schadenformular als PDF zum Download funktioniert, solange der Kunde am Rechner sitzt und einen Drucker oder ein PDF-Programm hat. Nach einem Unfall oder Wasserschaden hat er oft nur sein Handy dabei.

Das PDF hat weiter seinen Platz: als Ausdruck für Kunden ohne Smartphone und für Versicherer, die ein eigenes Formular verlangen. Für die erste Meldung ist das Online-Formular schneller.

So bekommst du die Schadenmeldung schnell vom Kunden

Ruft ein Kunde wegen eines Schadens an oder schreibt per WhatsApp, ist er in diesem Moment erreichbar und will die Sache erledigen. Später muss er sich erst wieder Zeit für das Formular nehmen.

1. Link im Gespräch schicken. Während des Telefonats geht der Link per SMS raus. Der Kunde füllt das Formular aus, solange er noch vor dem Schaden steht, und macht die Fotos gleich mit.

2. Im WhatsApp-Chat antworten. Meldet sich der Kunde per WhatsApp, kommt der Link als Nachricht in denselben Chat.

3. Per E-Mail nachfassen. Für Firmenkunden oder größere Schäden schickst du den Link per E-Mail.

4. Auf der Website anbieten. Ein Button „Schaden melden“ auf deiner Website fängt Meldungen außerhalb der Bürozeiten ab.

Halte das Formular kurz. Frag am Anfang nur, was du sofort brauchst, und lass die Detailfragen über bedingte Felder folgen. Fotos und Unterschrift gehören ins Formular selbst, dann musst du nichts nachträglich zusammensuchen.

Schadenmeldung mit TaraOS Formulare

TaraOS ist die KI-Mitarbeiterin für Versicherungsbüros. Mit TaraOS Formulare setzt du die Vorlage oben als Online-Formular um:

• Startformular: Vier Formulare sind angelegt, darunter „Schadenmeldung“ mit Schadensart, Beschreibung, Datum und Schadensumfang. Du erweiterst es um die Felder aus der Vorlage.

• Drag-and-drop oder KI: Eigene Formulare baust du per Drag-and-drop, auch mehrseitig. Oder du lädst dein bisheriges PDF-Schadenformular hoch bzw. beschreibst das Formular in einem Satz, und Tara baut daraus ein Online-Formular.

• Versicherungsfelder: Kennzeichen, Standort, IBAN, Währung, Datum und Uhrzeit gibt es als eigene Feldtypen.

• Uploads: Kunden laden Fotos und Dokumente wie PDF, Word oder Excel direkt im Formular hoch.

• Bedingte Felder: Felder erscheinen nur, wenn eine vorherige Antwort passt, zum Beispiel die Kfz-Felder nur bei der Sparte Kfz.

• Unterschrift: Kunden unterschreiben im Formular. Bei PDF-Formularen bekommst du ein signiertes PDF mit Signaturprotokoll, das unter anderem Zeitpunkte von Versand, Öffnen und Unterschrift festhält.

• Versand: Du schickst den Link per SMS, E-Mail oder kopierst ihn. Führt Tara das Gespräch selbst, schickt sie den Link am Telefon per SMS und im WhatsApp-Chat als Nachricht. Über das Web-Widget steht das Formular auch auf deiner Website.

• Zuordnung: Die Antwort landet im Posteingang von TaraOS beim passenden Kunden, dein Team bekommt eine E-Mail. Schickst du den Link aus dem Kundenkontakt, ist die Zuordnung sofort klar. Sonst gleicht TaraOS Telefonnummer und E-Mail ab, und du kannst die Zuordnung von Hand ändern.

• Gültigkeit: Ein Link ist standardmäßig 48 Stunden gültig. Du kannst ihn auch ohne Ablaufdatum verschicken.

Die Formulare tragen dein Logo, deine Kontaktdaten und deine Hauptfarbe. Formulare und Web-Widget sind ab dem Paket Team (299 € im Monat) enthalten, im Paket Solo (128 € im Monat) kosten sie jeweils 29 € im Monat dazu. Alle Preise netto, Details auf der Preisseite.

Wie viel Zeit solche Abläufe im Büro freimachen, zeigt auch der Artikel über die 5 Zeitfresser im Maklerbüro.

Schadenmeldung in deinem Büro ansehen

In einer Demo zeigen wir dir, wie du aus deinem bisherigen Schadenformular ein Online-Formular machst und wie Tara den Link im Gespräch verschickt. Demo vereinbaren

Häufige Fragen

Gibt es eine kostenlose Schadensmeldung Vorlage als PDF?

Ja. Die Schadensmeldung Vorlage als PDF enthält alle fünf Teile aus diesem Artikel und die Zusatzfelder für Kfz, Hausrat und Haftpflicht. Du kannst sie ausdrucken, an Kunden weitergeben oder als Grundlage für ein Online-Formular nutzen.

Wie schnell muss ein Schaden der Versicherung gemeldet werden?

Unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern, sobald der Versicherungsnehmer vom Schaden weiß (§ 30 VVG, § 121 BGB). In der Haftpflichtversicherung gilt eine Frist von einer Woche (§ 104 VVG). Die Versicherungsbedingungen können weitere Fristen enthalten.

Heißt es Schadenmeldung oder Schadensmeldung?

Beide Schreibweisen sind verbreitet, auch in den Formularen von Versicherern und Versicherungsbüros. Das VVG spricht von der Anzeige des Versicherungsfalles.

Was gehört in eine Kfz-Schadenmeldung?

Zusätzlich zu den Grunddaten: Kennzeichen, Fahrer, Haftpflicht- oder Kaskoschaden, Unfallgegner mit Kennzeichen und Versicherer, Polizeiaktenzeichen, Standort des Fahrzeugs und Fotos aller beteiligten Fahrzeuge.

Kann der Kunde die Schadenmeldung online unterschreiben?

Ja, in einem Online-Formular unterschreibt der Kunde mit dem Finger oder der Maus. In TaraOS bekommst du bei PDF-Formularen zusätzlich ein signiertes PDF mit Signaturprotokoll.

Gilt die Meldung bei meinem Büro schon als Meldung beim Versicherer?

In der Agentur ja: Der Versicherungsvertreter gilt nach § 69 VVG als bevollmächtigt, Anzeigen zum Versicherungsfall entgegenzunehmen. Für Versicherungsmakler gibt es im VVG keine entsprechende Regel. Leite die Meldung dort deshalb am besten noch am selben Tag an den Versicherer weiter.

Quellen

• § 28 VVG, Verletzung einer vertraglichen Obliegenheit, abgerufen am 25.10.2026

• § 30 VVG, Anzeige des Versicherungsfalles, abgerufen am 25.10.2026

• § 31 VVG, Auskunftspflicht des Versicherungsnehmers, abgerufen am 25.10.2026

• § 69 VVG, Gesetzliche Vollmacht, abgerufen am 25.10.2026

• § 82 VVG, Abwendung und Minderung des Schadens, abgerufen am 25.10.2026

• § 104 VVG, Anzeigepflicht des Versicherungsnehmers, abgerufen am 25.10.2026

• § 119 VVG, Obliegenheiten des Dritten, abgerufen am 25.10.2026

• § 121 BGB, Anfechtungsfrist, abgerufen am 25.10.2026

Stand: 25. Oktober 2026